办公高手都知道，在日常的使用中我们经常利用各种条件语句和函数来提高工作效率。不过这些方法虽然高效，但是门槛却较高，很多朋友并不知道如何掌握函数等的用法。现在利用一些支持可视化操作的插件，我们的办公就可以更省心。

注意：

由于Office组件默认禁用宏，而本文介绍的插件很多都是利用宏来实现的，因此需要在Office组件中启用宏。以Word操作为例，首先打开任意一个Word文档，点击“工具→宏→安全性→安全级→设置”，级别设置为“中”。这样在运行本文介绍的插件时，Word会弹出“安全警告”对话框，确认是自己所安装的插件，单击“启用宏”来运行插件即可（图1）。

图1 在Word中启用宏　

用好Kutools，Word操作省时省力

在日常操作中，我们经常需要对一些Word文档进行批量替换操作。比如在网上复制的文档经常包含很多空行，这样需要将所有的空行全部删除。默认情况下，我们需要使用复杂替换语句（如需要使用“查找^p^p替换为^p”，对于硬回车不是在段首的，而是缩进了2个字符的空行则还要使用“^w^p替换为^p”，再查找“^t^p替换为^p”等繁杂的操作）。现在借助Kutools，我们则可以直接使用其自带的可视化菜单完成上述得操作。Kutools 是一强大的Word 插件工具集，它集合上百种强大的功能。这里以Word 2016操作为例。

上述插件安装后默认会在菜单栏添加“Kutools”新菜单，现在启动Word打开需要删除空行的文档。点击“Kutools→清除空行→清除空行或者清除空段落”，这样原来文档的所有空行就可以在瞬间全部删除，再也不需要输入繁杂查找/替换命令（图2）。

图2 使用Kutools可视化菜单删除空行

当然，Kutools的功能不仅仅这些。展开Kutools菜单后可以看到所有可用的可视化命令，其自带的“企业”菜单更可以为我们日常工作提速，比如我们在网上复制的文档经常包含大量的超链接，现在点击“企业→超链接管理→清除”即可消除所有超链接了（图3）。

图3 使用Kutools可视化菜单清除超链接

告别复杂函数，Excel操作要提速

使用Excel的朋友都知道，为了高效执行某些操作，我们经常要使用各种函数进行统计操作。比如某居委会需要对辖区年龄大于45岁的的女性发放补贴，但是辖区常住人口登记是按照每个小区户号顺序登记，男女性别、年龄无序混杂在一起（图4）。

图4 数据示例

现在需要统计出本辖区所有年龄大于45岁的女性，对于类似多条件（如本例中的“女性”、“>45周岁”）的统计，Excel经常使用“SUMPRODUCT”函数进行统计。不过很多朋友对于Excel函数并不能够熟练掌握，现在借助“方方格子”（ 一款基于Office的Com加载项软件，用于扩展Excel程序的功能）即可轻松进行类似上例的统计。这里以Excel 2016操作为例。

程序安装后默认会在Excel中添加“方方格子”新菜单，现在如果要对上述实例进行统计，在Excel中打开需要统计的文档。点击“创意实验室→公式→向导→统计”，这样会打开一个函数使用向导窗口，我们只要按实际情况输入相应的参数即可。比如在上述实例中，因为有两个条件，首先在条件框输入="女"，接着在条件作用范围点击后面图标，然后在弹出的窗口中选中B2→B7，这样方方格子会自动填入条件参数“$B$2:$B$7”（图5）。

图5 选择对应的单元格后会自动添加参数

点击“确定”返回插件窗口，然后单击“添加”，这样就完成一个函数参数的设定。同上，继续输入“>44”条件，作用范围是“C2:C7”，最后点击结果存放（公式）位置如E1，点击“确认”即可完成SUMPRODUCT函数的设定（图6）。

图6 完成函数的设定

返回Excel表格，在指定的位置E1，选中该单元格后就可以看到自动插入的函数了，公式会自动对结果进行统计。这样我们无需掌握插入的函数语法，只要按照方方格子的向导，然后按提示进行可视化的点击即可完成常见函数的操作，其他可视化操作类似（图7）。

图7 使用方方格子完成的函数插入

为了更好地配合Excel的使用，方方格子还有一个收纳箱组件，其中包含各种各样的可视化快捷命令。打开收纳箱后按自己的需要选择相应的命令，然后点击“执行”即可快速执行很多原本需要输入繁杂命令才能完成的操作（图8）。

图8 方方格子的收纳箱

WPS公式输入更简单

在日常使用WPS过程中我们经常需要输入各种公式，虽然WPS本身已经自带公式编辑器，但是其功能较弱，比如对于一些数学公式的输入，它只是提供公式各个组件的输入，需要选择多个组件组合才能完成常见公式的输入。现在借助MathType则可以实现可视化输入，对于常见公式我们只要简单点击即可。下面以WPS2013抢鲜版为例。

首先安装MathType，启动WPS文字后点击“插入→对象”，在弹出的窗口中选择“MathType 6.0 Equate”（图9）。

图9 插入MathType对象

这样会在WPS文字中弹出MathType公式窗口，对于常见数学公式，我们只要简单点击即可而快速输入，比如需要输入一元二次方程的实数根，点击相应的图标即可快速输入（图10）。

图10 快速输入数学公式

对于MathType没有自带的公式，我们还可以通过手写方法进行可视化的输入，点击MathType的“编辑→打开数学输入面板”，在弹出的手写窗口使用鼠标手写输入相应的公式，如果输入错误，程序右侧窗格还提供常见的编辑工具，完成后点击“插入”（图11）。

图11 手写输入公式

完成上述公式的输入后，点击MathType的“文件→更新文档”即可插入WPS文字中，这样利用MathType我们就可以快速插入各种公式（图12）。

图12 在WPS文字中插入公式